Factura Electrónica

Una factura electrónica es aquella que se emite de forma electrónica, sin papel.

Tienen la misma validez legal que una tradicional en papel. Es importante saber que para poder emitirlas es necesario contar con el consentimiento del receptor.

Asimismo la factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos:

Debe ser legible.
Debe garantizar la autenticidad del origen de la factura, es decir, confirmar la identidad del emisor de la factura.
Debe garantizar la integridad del contenido, es decir, que no haya sido modificada.

Para ello, podemos hacerlo de varias maneras:

Firma electrónica de la factura con un certificado perteneciente al emisor de la factura, lo cual cifrará el contenido y añadirá el sello digital, garantizando la autenticidad e integridad del documento.
Mediante intercambio electrónico de datos (EDI), para lo que habrá que utilizar procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
Mediante medios validados por la AEAT, para lo cual será necesario comunicarlo a la Agencia Tributaria y obtener su autorización.
A través de los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

En caso de optar por la firma electrónica, en la web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, se pueden encontrar las entidades que emiten los certificados necesarios, por ejemplo la FNMT-CERES. Una vez obtenido, el software de facturación que usemos se encargará de firmar electrónicamente las facturas.

Existen dos tipos de facturas electrónicas:

Formato Estructurado: se pueden generar de forma automática por el sistema informático de facturación que utilicemos, normalmente en formato XML, pudiendo ser procesado a su vez por el sistema informático de contabilidad de cliente.
Formato no Estructurado: se suelen emitir en formado PDF y para contabilizarlas será necesario hacerlo de forma manual o a través de un proceso de reconocimiento óptico de caracteres como el OCR.

Cuando se entreguen bienes o servicios a la Administración Pública, será obligatorio el uso de la factura electrónica.

Se puede dar el caso de que para importes menores o iguales a 5.000€, la Administración a la que facturemos se haya excluido de esta obligación. Sin embargo, si dicha Administración está incluida entre las que están obligadas a aceptar las facturas electrónicas, será decisión del proveedor si se emite igualmente factura electrónica o en papel.

Entre las ventajas de este tipo de facturación, están la reducción de costes por la impresión de documentos, rapidez en su envío y recepción o posibilidad de contabilización automática entre otros.